Die E-Mail-Kommunikation dominiert den Arbeitsalltag, doch sie bringt auch Herausforderungen mit sich: Missverständnisse und unklare Nachrichten führen zu einem erheblichen Zeitverlust. Laut einer Studie von Statista und Grammarly verbringen deutsche Fachkräfte im Schnitt 7 Stunden pro Woche mit dem Schreiben und Beantworten von E-Mails. Alison Manel, Director of Product Marketing beim Entwickler von KI-Schreibassistenten Grammarly, zeigt, wie KI-Tools helfen können, Nachrichten klarer zu gestalten. Damit können unnötige Rückfragen vermieden und so die Produktivität gesteigert werden.
In deutschen Büros nehmen E-Mails einen sehr großen Teil der schriftlichen Kommunikation ein: Von den 31 Stunden pro Woche, die Angestellte mit Kommunikation verbringen, entfallen laut der „2024 State of Business Communication in Germany“-Studie durchschnittlich 7 Stunden auf das Schreiben und Beantworten von Emails. Zwei Drittel der Befragten verlieren dabei bis zu zwei Stunden wöchentlich durch ineffektive Kommunikation, was Unternehmen jährlich 11,5 Arbeitstage pro betroffenen Mitarbeiter kostet. Mit KI-gestützten Tools können Unternehmen ihre E-Mail-Kommunikation allerdings längst optimieren und so Zeit sparen. „Die unerkannte Problematik dabei: KI-Werkzeuge sind zwar schon verfügbar, jedoch besteht eine Kluft zwischen ihrer Einführung im Unternehmen und der tatsächlichen Nutzung durch die Mitarbeitenden”, stellt Alison Manel, Director of Product Marketing beim Entwickler von KI-Schreibassistenten Grammarly, fest. So stehen zwar in 85% der Unternehmen solche Schreibassistenten bereits zur Verfügung, doch nur 58% der Belegschaft wenden diese auch an. Die Grammarly Expertin beim Entwickler des gleichnamigen KI-Schreibassistenten erklärt mit fünf Tipps, wie KI Angestellten helfen kann, die E-Mail-Flut endlich zu überwinden. Seit Jahren forscht das Unternehmen an der Optimierung der Schreibassistenz unter dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz.
E-Mails klar und präzise verfassen – beim ersten Mal
Missverständnisse in der E-Mail-Kommunikation sind eine der Hauptursachen für den Zeitverlust am Arbeitsplatz. Laut der Analyse von Statista, die von Grammarly veranlasst wurde, geben 44 % der deutschen Fachkräfte an, dass sie regelmäßig unklare Nachrichten erhalten, die zu Nachfragen und längeren Kommunikationsketten führen. Wenn eine E-Mail defacto unverständlich ist, kann es leicht dazu kommen, dass zig weitere Mails benötigt werden, um die ursprüngliche Nachricht überhaupt zu klären. „Grammarly hilft, diesen Kreislauf zu durchbrechen, indem es Vorschläge zur Verbesserung der Verständlichkeit von E-Mails macht. So können bereits beim ersten Verfassen Missverständnisse vermieden werden, was Zeit und Energie spart”, berichtet die Grammarly Expertin.
Fehlerfreie E-Mails in Echtzeit schreiben
64% der Deutschen ärgern sich über unnötige E-Mails, weitere 34% über Rechtschreib- und Zeichensetzungsfehler darin[1]. Das ist nicht nur lästig, es kostet auch wertvolle Arbeitszeit, denn: Fehlerhafte Nachrichten müssen oft korrigiert und erneut versendet werden. Das unterbricht den Workflow. „Besonders anspruchsvoll wird es, wenn in einer Fremdsprache wie Englisch schriftlicher Austausch erfolgt. Die Sprache ist im Berufsalltag vieler längst unverzichtbar geworden”, so Alison Manel weiter. Zu den häufigsten Herausforderungen beim Schreiben auf Englisch zählen laut der Grammarly-Studie ein erhöhter Zeitaufwand (49%), Schwierigkeiten, Gedanken klar zu formulieren (41%) und Unsicherheiten bei der Grammatik (39%). Auch hier hat die Expertin Manel einen Tipp: neue „QuickFix“-Funktion von Grammarly ermöglicht es Nutzern, Fehler in Echtzeit zu korrigieren, während sie ihre E-Mails verfassen. Dies sorgt für einen flüssigen Arbeitsablauf und minimiert den Bedarf an nachträglichen Korrekturen.
Schnellere und effektivere Antworten, trotz asynchroner Arbeit
Eine der effektivsten Strategien gegen die E-Mail-Flut besteht darin, eingehende Nachrichten sofort zu beantworten. Doch dies erfordert oft Zeit, da die Nachricht erst gelesen, analysiert und durchdacht beantwortet werden muss. Experten gehen von einer durchschnittlichen Bearbeitungszeit pro Mail von fast 15 Minuten aus.[2]Laut der Grammarly-Studie verbringen deutsche Angestellte etwa 45,5 Arbeitstage pro Jahr mit dem Schreiben von E-Mails. Um auch hier Zeit zu sparen, rät Alison Manel zu praktischen Zusammenfassungen von Mails, wie sie Grammarly bietet. Indem es die Kernbotschaft und den Ton des Absenders analysiert, können Nutzer schnell entscheiden, wie sie am besten reagieren. Darüber hinaus schlägt der KI-Assistent kontextbasierte Antwortoptionen vor. Dadurch können Fachkräfte schneller reagieren und vermeiden, dass unbeantwortete E-Mails zu umfangreichen Aufgaben anwachsen.
Kein Overload, aber Kontext gewünscht
Oft werden E-Mails ohne die nötigen Details oder Informationen versendet, was zu Rückfragen und unnötigen Kommunikationsschleifen führt. Statista-Daten zeigen, dass 37 % der Befragten viel Zeit damit verbringen, nach relevanten Informationen in unorganisierten Systemen zu suchen. Unklare Nachrichten oder fehlende Daten in E-Mails sind ein häufiger Grund für Verzögerungen bei Projekten. „Grammarly erkennt Lücken in der Kommunikation und schlägt vor, wichtige Informationen hinzuzufügen, wie etwa Deadlines oder entscheidende Fakten. Dies reduziert Rückfragen und sorgt dafür, dass E-Mails klar und vollständig sind”, berichtet Director of Product Marketing bei Grammarly, Alison Manel.
Workflow optimieren, ohne zwischen Apps zu wechseln
Ein weiteres Problem bei der E-Mail-Bearbeitung ist der häufige Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen, um Informationen abzurufen oder Dokumente zu verlinken. Laut der Statista-Studie geben 40 % der Befragten an, dass ständige Benachrichtigungen und der Wechsel zwischen Tools den Arbeitsfluss unterbrechen und die Produktivität beeinträchtigen. Mit den integrierten „App Actions“ von Grammarly können Nutzer auf Apps wie Kalender-Tools oder Projektmanagement-Software zugreifen, ohne ihre E-Mail-Anwendung zu verlassen. So ermöglicht beispielsweise die kürzlich vorgestellte Translate-App Action Übersetzungen direkt im Schreibfeld, ohne den Bildschirm wechseln zu müssen.
Bild:Strategic suggestions
Quelle:Fullstop Public Relations GmbH
