In den letzten Jahren kam es zu verhältnismäßig wenigen Betriebsprüfungen. Grund dafür war die Covid-Pandemie, die die Wirtschaft stark erschütterte. Doch nun kehren die Steuerprüfer wieder zum Alltagsgeschäft zurück und nehmen die Unterlagen der Betriebe unter die Lupe. Obwohl viele Unternehmen noch heute mit den finanziellen Nachwirkungen der Krise zu kämpfen haben, sollten sie bei Auffälligkeiten nicht mit Nachsicht rechnen – die Konsequenzen für fehlerhafte Dokumentationen sind hohe Nachzahlungen.
„Eine Betriebsprüfung gleicht einem medizinischen Check-up; sie kann unangenehm sein, aber mit entsprechender Vorbereitung minimiert man die Risiken erheblich“, erklärt Soufian El Morabiti. Zusammen mit seinem Partner Ali Doygun unterstützt er vor allem mittelständische Unternehmen bei der Reduzierung ihrer Steuerlast. Dafür ist es allerdings häufig zu spät, wenn die Betriebsprüfung bereits angekündigt wurde. Stattdessen sollten die relevanten Unterlagen kontinuierlich aktuell gehalten werden, um die persönliche Steuersituation zu überblicken. Nachfolgend erklärt Soufian El Morabiti den Ablauf einer Betriebsprüfung und verrät, wie Unternehmen hohe Nachzahlungen vermeiden können.
Unbeliebtheit von Betriebsprüfungen
Sie hat schon so manchem Geschäftsführer die Laune verdorben: die schriftliche Ankündigung des Finanzamts, dass in zwei bis vier Wochen eine Betriebsprüfung im Unternehmen durchgeführt werden wird. Den meisten Inhabern ist schließlich klar, dass damit ein hoher Aufwand verbunden ist. Das liegt vor allem daran, dass in vielen Betrieben erst jetzt das Ordnen aller Unterlagen beginnt. Ein weiterer Grund, warum Betriebsprüfungen meist unbeliebt sind: Wenn die Finanzamtmitarbeiter Fehler entdecken, ist es egal, ob diese beabsichtigt oder aus Unwissenheit durchgeführt wurden; in jedem Fall werden sie mit hohen Nachzahlungen geahndet.
Dauer und Ort der Betriebsprüfung
Wie lange die Steuerprüfer für die Sichtung der Unterlagen benötigen, kann vorab nicht gesagt werden. Es hängt insbesondere von der Größe des Betriebs ab, und auch der Zustand der Dokumente spielt eine entscheidende Rolle. Der Ort einer Betriebsprüfung kann ebenfalls variieren. Meist befindet er sich im Unternehmen selbst, häufig kann auch die Prüfung ins Büro des zuständigen Steuerberaters oder ins Finanzamt verlegt werden. Sinnvoll ist in jedem Fall, den Ort vorher zu erfragen und vorzubereiten. Wenn möglich, sollte die Betriebsprüfung in den Räumlichkeiten des Steuerberaters oder in den Amtsräumen erfolgen. Das ermöglicht einen besseren Ablauf und eine gute Zusammenarbeit mit dem Betriebsprüfer.
Bereitstellung notwendiger Unterlagen
Je sorgfältiger die Unterlagen geführt und vorbereitet werden, desto geringer ist die Gefahr einer Nachzahlung. Deshalb lohnt es sich, vor der Betriebsprüfung nochmals einen kontrollierenden Blick auf Bilanzen, Handelsbücher, Rechnungen, Fahrtenbücher und andere relevante Dokumente zu werfen. Digitale Unterlagen sind ebenfalls Gegenstand der Prüfung und sollten deshalb genauso akkurat geführt und vorbereitet werden. Das kann unter anderem die Finanz-, Lohn- oder Anlagenbuchhaltung betreffen, Waren- und Materialwirtschaft oder Kosten- und Leistungsrechnung. Alles, was steuerrelevant ist und digital verwaltet wird, kann auch überprüft werden.
Ablauf einer Betriebsprüfung
Eine Betriebsprüfung beginnt immer mit einem Einführungsgespräch zwischen dem Steuerprüfer und dem Steuerpflichtigen. In diesem können wichtige Informationen, beispielsweise über den geplanten Ablauf, ausgetauscht werden. Außerdem findet hier die Übergabe der gesammelten Dokumente statt. Dann macht sich der Steuerprüfer an die Arbeit und kontrolliert die angegebenen Zahlen. Während dieser Phase sollte der Zuständige permanent erreichbar sein, um für Rückfragen des Prüfers zur Verfügung zu stehen.
Ursachen für Betriebsprüfungen
Betriebsprüfungen sind ein Mittel des Finanzamts, um Auffälligkeiten in betrieblichen Steuererklärungen abklären zu lassen. Dazu gehören nicht nachvollziehbare oder unglaubwürdige Angaben, verspätete Abgaben sowie starke Schwankungen bei Einnahmen oder Ausgaben. Wenn ein Unternehmen also allzu häufige Betriebsprüfungen vermeiden möchte, sollte es bereits bei der Erklärung der Steuerlast darauf achten, dass alle aufgeführten Zahlen plausibel erklärt werden können. Betriebe können und werden jedoch auch rein zufällig geprüft.
Autoren:
Ali Doygun und Soufian El Morabiti entwickeln mit GoldmanTax intelligente Steuerstrategien für den Mittelstand. Die beiden Steuerprofis haben es sich zur Aufgabe gemacht, die Steuerberatung zu revolutionieren und Mittelständlern dabei zu helfen, den niedrigsten für sie möglichen Steuersatz zu erhalten. Dabei setzt die Steuerkanzlei GoldmanTax auf die Steuerstrategien der erfolgreichsten Konzerne
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